La technologie a envahi le monde des salons professionnels, et d'après ce que nous avons vu jusqu'à présent en 2021, nous ne sommes pas près de revenir aux salons d'avant la pandémie. En fait, certains analystes affirment que nous ne reviendrons jamais de si tôt au modèle des salons professionnels d’avant la pandémie et que l’avenir des événements est hybride. Au cours de la dernière année, les exposants ont découvert qu’ils pouvaient toujours faire du réseautage et promouvoir leurs produits via une salle d’exposition virtuelle et que cette option était beaucoup plus pratique et abordable que les événements en direct.
Même si l’économie se redresse lentement, la plupart des organisations restent très prudentes quant à leurs dépenses budgétaires, et assister à un événement en direct est sans aucun doute une grosse folie. Avant la pandémie, le consensus général était que cette folie en valait la peine. Après tout, c’est ainsi que les affaires se déroulaient. Les entreprises devaient être présentes aux grands événements du secteur pour gagner en visibilité, générer des prospects et promouvoir leurs produits. Ce n'était pas bon marché, mais les visiteurs assistaient en grand nombre aux salons professionnels, ce qui leur procurait au moins la satisfaction d'une grosse récompense.
Mais aujourd’hui, un gros point d’interrogation plane sur ce gain.
Si les visiteurs sont sceptiques quant au retour aux salons professionnels en direct, cela vaut-il la peine d’exposer, d’autant plus que l’on peut obtenir les mêmes résultats et même plus avec un showroom virtuel ?
Coûts des événements en direct par rapport aux coûts des salles d'exposition virtuelles.
Assister à un événement en direct est l’une des formes de marketing les plus coûteuses. Selon les données du Trade Show Institute, l'exposant moyen consacre 40% de son budget à l'exposition (la conception et la location de l'espace d'exposition) et 20% aux déplacements, à l'hébergement et aux divertissements. Les coûts de location d'un espace showroom varient selon les pays et l'organisateur de l'événement, mais, en moyenne, un espace showroom 10×10 peut coûter jusqu'à 14 000 €. Pour les grands centres événementiels comme Londres, Hanovre ou Las Vegas, le prix peut être beaucoup plus élevé lorsqu'il y a une grande convention en ville, et si vous louez une salle d'exposition à la dernière minute, des suppléments seront facturés.
Les autres coûts associés aux événements en direct comprennent :
- Concevoir et construire votre showroom physique. un showroom 10×10 moyen coûte entre 10 et 20K€. De nombreux exposants avaient l'habitude d'acheter leurs showrooms et de les faire stocker par leur agence/constructeur de showroom, afin qu'ils puissent être réutilisés à chaque événement et économiser sur les coûts de conception/construction. Ces exposants se sont rendu compte qu'ils ont dépensé de l'argent pour stocker leurs showrooms à deux reprises en 2020 et en 2021 sans pouvoir les utiliser du tout. Ils sont donc assez sceptiques quant à payer pour le stockage de leur showroom en 2022, considérant que les showrooms sont naturellement endommagés et obsolètes en deux. trois ans et les perspectives des événements en direct pour 2022 et au-delà sont sombres.
- Nourriture et hébergement. Idéalement, vous devriez réserver un hébergement le plus près possible du lieu de l'événement, mais c'est généralement plus cher. Les employés doivent également être payés pour assister au salon professionnel, y compris un quota quotidien de nourriture/boissons.
- Logistique. Vous devez expédier vos produits sur le lieu de l'événement. Si vous souhaitez exposer du matériel lourd et/ou que vos produits sont extrêmement fragiles et nécessitent des conditions d'expédition particulières, les coûts peuvent être astronomiques, surtout si l'on prend en compte l'assurance, le stockage et les agents de sécurité privés sur place.
- Promotion sur place. Cela comprend l'impression du matériel promotionnel, les frais de cadeaux et/ou d'échantillons, ainsi que la nourriture et les boissons offertes aux visiteurs, l'éventuelle soirée organisée au showroom avec un DJ ou un groupe, etc.
- Coûts d'opportunité. C’est le temps que vous perdiez en déplacements ou en attente des visiteurs dans votre showroom, et qui autrement aurait pu être converti en argent.
- Impact sur l'environnement. Ces dernières années, tout le monde est devenu de plus en plus conscient de l’empreinte carbone élevée des salons professionnels. Par exemple, un seul salon professionnel signifie que des centaines de milliers de passagers s’envolent à l’autre bout de la Terre pour quelques jours seulement. Construire une salle d'exposition nécessite beaucoup de ressources naturelles, qui finissent par être jetées dès la fin de l'événement, générant des quantités incroyables de déchets. De plus en plus de marques prônent le développement durable, et le passage aux événements numériques les aidera probablement à atteindre leurs objectifs.
En comparaison, les showrooms virtuels n’ont pas ces exigences financières élevées. Il s'agit d'un investissement unique, ce qui signifie que vous ne payez qu'une seule fois pour leur développement et que vous pouvez ensuite les utiliser toute l'année, où vous le souhaitez, notamment :
- Sur votre site Internet
- Sur vos pages de réseaux sociaux
- Dans les newsletters
- Intégré aux plateformes d'événements numériques, comme vous pouvez le voir dans cet exemple.
Regarde ça article de blog pour plus d’idées sur la façon d’intégrer une salle d’exposition virtuelle dans votre stratégie marketing.
Les showrooms virtuels n’ont aucune limitation d’utilisation. Vous pouvez les utiliser quand et comme vous le souhaitez, et vous n'avez pas besoin de construire une nouvelle salle d'exposition pour chaque événement.
Les showrooms virtuels sont multilingues. De cette façon, vous pouvez localiser votre showroom et l'utiliser pour générer des leads lors d'événements internationaux. Vous n'avez pas à vous soucier des frais de déplacement élevés, du paiement de l'hébergement, de l'expédition de vos produits ou de l'impression de brochures. Vous pouvez également mettre à jour le contenu à tout moment et sans frais. De cette façon, lorsque vous participez à plusieurs événements numériques, vous pouvez tirer parti de votre salle d'exposition virtuelle et mettre à jour votre contenu.
Par rapport aux coûts des salons physiques, la création d’un showroom virtuel est beaucoup plus abordable et vous obtenez un retour sur investissement plus élevé.
Facteurs qui influencent les coûts des salles d'exposition virtuelles
Les coûts d'un showroom virtuel varient en fonction de sa complexité et des fonctionnalités que vous souhaitez ajouter :
- Conception: Les exposants numériques peuvent soit utiliser des modèles de showroom, où les designs ont déjà été créés et qui nécessiteront uniquement une personnalisation de la marque en utilisant le logo, les bannières et les couleurs de l'exposant, soit des showrooms personnalisés, auquel cas les designs seront créés de toutes pièces et basés sur sur les conceptions qu'ils ont utilisées lors d'événements physiques. Vous pouvez également commencer avec une petite conception de modèle, puis mettre à niveau après avoir vu comment cela fonctionne.
- Contenu: vous pouvez ajouter des vidéos, des fichiers PDF, des brochures, des animations 3D (c'est-à-dire le modèle 3D d'un produit), et bien plus encore. De plus, la mise à jour du contenu numérique dans une salle d'exposition virtuelle est aussi simple et gratuite qu'un clic de souris, contrairement aux salles d'exposition physiques qui nécessitent la location/l'achat d'écrans ou l'impression de dépliants.
- Systèmes de communication: vous pouvez intégrer le chat en direct, la vidéo, l'audio, des visites guidées en direct, l'organisation de réunions en direct. Vous pouvez désormais guider vos visiteurs à distance, et aucun de vous n'a à dépenser d'argent en déplacements, nourriture et hébergement.
Avec les showrooms virtuels, les retours sont plus faciles à suivre. Vous pouvez intégrer Google Analytics et savoir combien de personnes visitent votre showroom, d'où elles viennent, combien de temps elles ont passé dans votre showroom, avec quel contenu elles ont interagi, et vous pouvez également mesurer les prospects. Pendant ce temps, avec les événements en direct, ces éléments sont plus difficiles à suivre et vous ne saurez pas si tous ces coûts élevés ont été récompensés.
