Live-Events vs. digitale Events: Welche Option ist günstiger?

Die Technologie hat die Welt der Messen erobert, und basierend auf dem, was wir bisher im Jahr 2021 gesehen haben, sind wir nicht nah dran, zu den Messen vor der Pandemie zurückzukehren. Tatsächlich sagen einige Analysten, dass wir so schnell nie zum Messemodell vor der Pandemie zurückkehren werden und dass die Zukunft der Veranstaltungen hybrid ist. Im vergangenen Jahr haben Aussteller festgestellt, dass sie über einen virtuellen Showroom immer noch Kontakte knüpfen und ihre Produkte bewerben können und dass diese Option viel bequemer und kostengünstiger ist als Live-Events.

Auch wenn sich die Wirtschaft langsam erholt, sind die meisten Organisationen bei der Ausgabe ihres Budgets immer noch recht vorsichtig, und die Teilnahme an einer Live-Veranstaltung ist definitiv eine große Geldverschwendung. Vor der Pandemie herrschte allgemeiner Konsens darüber, dass sich das Geld gelohnt hat. Schließlich wurden Geschäfte so gemacht. Unternehmen mussten auf großen Branchenveranstaltungen präsent sein, um Bekanntheit zu erlangen, Leads zu generieren und ihre Produkte zu bewerben. Es war nicht billig, aber die Besucher besuchten die Messen in großer Zahl, so dass man sich zumindest über einen großen Gewinn freuen konnte.

Doch nun steht hinter dieser Auszahlung ein großes Fragezeichen.

Wenn Besucher einer Rückkehr zu Live-Messen skeptisch gegenüberstehen, lohnt es sich dann, auszustellen, insbesondere wenn man bedenkt, dass man mit einem virtuellen Showroom die gleichen Ergebnisse und sogar noch mehr erzielen kann?

Kosten für Live-Events vs. Kosten für virtuelle Showrooms.

Die Teilnahme an einer Live-Veranstaltung ist eine der teuersten Formen des Marketings. Nach Angaben des Trade Show Institute gibt der durchschnittliche Aussteller 401 TP3T seines Budgets für die Ausstellung aus (Gestaltung und Anmietung des Ausstellungsraums) und 201 TP3T für Reisen, Unterkunft und Unterhaltung. Die Kosten für die Anmietung von Ausstellungsräumen variieren je nach Land und Veranstalter, aber im Durchschnitt kann ein 10×10 großer Ausstellungsraum bis zu 14.000 € kosten. Bei großen Veranstaltungszentren wie London, Hannover oder Las Vegas kann der Preis deutlich höher ausfallen, wenn in der Stadt eine große Tagung stattfindet, und wenn Sie Ausstellungsräume kurzfristig mieten, fallen Zuschläge an.

Zu den weiteren mit Live-Events verbundenen Kosten gehören:

• Entwerfen und Bauen Ihres physischen Ausstellungsraums. Ein durchschnittlicher 10×10-Showroom kostet zwischen 10 und 20.000 €. Früher kauften viele Aussteller ihre Ausstellungsräume und ließen sie von ihrer Ausstellungsraumagentur/-bauer lagern, damit sie bei jeder Veranstaltung wiederverwendet werden konnten und Planungs-/Baukosten eingespart wurden. Diese Aussteller stellten fest, dass sie im Jahr 2020 und im Jahr 2021 zweimal Geld für die Lagerung ihrer Ausstellungsräume ausgegeben hatten, ohne diese überhaupt nutzen zu können. Daher sind sie ziemlich skeptisch, im Jahr 2022 für die Lagerung ihrer Ausstellungsräume zu zahlen, wenn man bedenkt, dass Ausstellungsräume in zwei Jahren auf natürliche Weise beschädigt und veraltet sind. Drei Jahre und die Live-Event-Aussichten für 2022 und danach sind düster.
• Verpflegung und Unterkunft. Idealerweise sollte man die Unterkunft möglichst nahe am Veranstaltungsort buchen, allerdings ist das meist teurer. Für den Messebesuch muss den Mitarbeitern außerdem ein Entgelt einschließlich eines Tageskontingents für Speisen/Getränke gezahlt werden.
• Logistik. Sie müssen Ihre Produkte an den Veranstaltungsort liefern. Wenn Sie schwere Maschinen ausstellen möchten und/oder Ihre Produkte extrem zerbrechlich sind und besondere Versandbedingungen erfordern, können die Kosten astronomisch hoch sein, insbesondere wenn man Versicherungen, Lagerung und private Sicherheitskräfte am Veranstaltungsort berücksichtigt.
• Werbung vor Ort. Dazu gehören der Druck von Werbematerialien, die Kosten für Giveaways und/oder Muster sowie die den Besuchern angebotenen Speisen und Getränke, die eventuelle Organisation einer Party im Showroom mit einem DJ oder einer Band usw.
• Opportunitätskosten. Dies ist die Zeit, die Sie bisher mit Reisen oder Warten auf die Besucher in Ihrem Ausstellungsraum verschwendet haben und die sich andernfalls in Geld hätte umwandeln lassen.
• Auswirkung auf die Umwelt. Der hohe CO2-Fußabdruck von Messen ist in den letzten Jahren zunehmend ins Bewusstsein aller gerückt. Eine einzige Messe bedeutet beispielsweise, dass Hunderttausende Passagiere für ein paar Tage auf die andere Seite der Erde fliegen. Der Bau eines Ausstellungsraums erfordert viele natürliche Ressourcen, die am Ende der Veranstaltung weggeworfen werden und unglaubliche Mengen an Abfall erzeugen. Immer mehr Marken setzen sich für Nachhaltigkeit ein, und die Umstellung auf digitale Veranstaltungen dürfte ihnen dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen.

Im Vergleich dazu sind bei virtuellen Showrooms diese hohen finanziellen Anforderungen nicht gegeben. Sie sind eine einmalige Investition, das heißt, Sie zahlen nur einmal für ihre Entwicklung und können sie dann das ganze Jahr über nutzen, wo immer Sie wollen, einschließlich:

• Auf deiner Webseite
• Auf Ihren Social-Media-Seiten
• In Newslettern
• Integriert in digitale Eventplattformen, wie Sie in sehen können dieses Beispiel.

Schau dir das an Blogeintrag Weitere Ideen, wie Sie einen virtuellen Showroom in Ihre Marketingstrategie integrieren können.

Für virtuelle Showrooms gibt es keine Nutzungsbeschränkungen. Sie können sie wann und wie Sie möchten nutzen und müssen nicht für jede Veranstaltung einen neuen Showroom bauen.

Virtuelle Showrooms sind mehrsprachig. Auf diese Weise können Sie Ihren Showroom lokalisieren und ihn zur Lead-Generierung bei internationalen Veranstaltungen nutzen. Sie müssen sich keine Gedanken über hohe Reisekosten, die Bezahlung Ihrer Unterkunft, den Versand Ihrer Produkte oder den Druck von Broschüren machen. Sie können den Inhalt auch jederzeit kostenlos aktualisieren. Auf diese Weise können Sie bei der Teilnahme an mehreren digitalen Veranstaltungen Ihren virtuellen Showroom nutzen und Ihre Inhalte auf dem neuesten Stand halten.

Im Vergleich zu den Kosten physischer Messen ist die Einrichtung eines virtuellen Showrooms viel günstiger und Sie erzielen einen höheren ROI.

Faktoren, die die Kosten für virtuelle Showrooms beeinflussen

Die Kosten für einen virtuellen Showroom variieren je nach Komplexität und den gewünschten Funktionen:

• Design: Digitale Aussteller können entweder Showroom-Vorlagen verwenden, bei denen die Designs bereits erstellt wurden und die lediglich eine Markenanpassung unter Verwendung des Logos, der Banner und der Farben des Ausstellers erfordern, oder personalisierte Showrooms, in diesem Fall werden die Designs von Grund auf neu erstellt und basieren darauf über die Designs, die sie bei stationären Veranstaltungen verwendet haben. Sie können auch mit einer kleinen Designvorlage beginnen und diese dann aktualisieren, nachdem Sie gesehen haben, wie es funktioniert.
• Inhalt: Sie können Videos, PDF-Dateien, Broschüren, 3D-Animationen (dh das 3D-Modell eines Produkts) und mehr hinzufügen. Außerdem ist die Aktualisierung digitaler Inhalte in einem virtuellen Showroom so einfach und kostenlos wie ein Mausklick, im Gegensatz zu stationären Showrooms, bei denen Bildschirme gemietet/gekauft oder Flyer gedruckt werden müssen.
• Kommunikationssysteme: Sie können Live-Chat, Video, Audio, Live-Führungen und direkte Meeting-Organisation integrieren. Sie können Ihre Besucher jetzt aus der Ferne führen, und keiner von Ihnen muss Geld für Reise, Verpflegung und Unterkunft ausgeben

Mit virtuellen Showrooms lassen sich Retouren einfacher nachverfolgen. Sie können Google Analytics integrieren und herausfinden, wie viele Personen Ihren Showroom besuchen, woher sie kommen, wie viel Zeit sie in Ihrem Showroom verbracht haben, mit welchen Inhalten sie interagiert haben, und Sie können auch Leads messen. Mittlerweile sind diese Dinge bei Live-Events schwieriger zu verfolgen, und Sie werden nicht wissen, ob sich all diese hohen Kosten ausgezahlt haben.